Οι ακυρώσεις είναι ένα αναπόφευκτο μέρος ενός ενοικιαζόμενου ακινήτου, είτε φιλοξενείτε βραχυπρόθεσμους επισκέπτες σε πλατφόρμες είτε διαχειρίζεστε μακροχρόνιους ενοικιαστές. Ενώ οι ακυρώσεις μπορεί να είναι ενοχλητικές και οικονομικά επιζήμιες, αποτελούν αναπόφευκτο μέρος της φιλοξενίας και της διαχείρισης ακινήτων. Ο τρόπος με τον οποίο διαχειρίζεστε αυτά τα ζητήματα μπορεί να κάνει όλη τη διαφορά στη διατήρηση μιας θετικής φήμης αλλά και στη μείωση των οικονομικών απωλειών που προκύπτουν από αυτές. Ακολουθούν λοιπόν παρακάτω μερικές πρακτικές συμβουλές για τη σωστή διαχείριση των ακυρώσεων κρατήσεων στο ενοικιαζόμενο ακίνητό σας.
Αρχικά το να παρέχετε σαφείς διαδικασίες ακύρωσης είναι το θεμέλιο της αποτελεσματικής διαχείρισης των ακυρώσεων. Αυτές θα πρέπει να αναφέρονται με σαφήνεια στο συμβόλαιο ενοικίασης ή στην πλατφόρμα κρατήσεων που χρησιμοποιείτε. Μπορείτε λοιπόν να ξεκαθαρίσετε εξαρχής τους όρους, είτε πρόκειται για πλήρεις επιστροφές, είτε για μερικές επιστροφές, είτε για καθόλου επιστροφές. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσφέρετε μια ευέλικτη πολιτική ακύρωσης που επιτρέπει στους επισκέπτες σας να ακυρώσουν μέχρι ένα συγκεκριμένο αριθμό ημερών πριν από την άφιξη και να λάβουν πλήρη επιστροφή χρημάτων. Είτε εναλλακτικά, μπορείτε να ορίσετε ότι οι ακυρώσεις που πραγματοποιούνται εντός 14 ημερών από την κράτηση δεν συνεπάγονται με επιστροφή χρημάτων. Ο στόχος αυτής της πρακτικής είναι να είστε ξεκάθαροι σχετικά με αυτές τις αρχές ενοικίασης που έχετε για το ακίνητό σας, προκειμένου να αποφύγετε τυχόν παρεξηγήσεις και να προστατευτείτε οικονομικά.
Επιπρόσθετα όταν πρόκειται για τη διαχείριση των ακυρώσεων, η καλή επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας. Είτε επειδή ο φιλοξενούμενος προχωράει σε διαδικασίες ακύρωσης, είτε επειδή εσείς πρέπει να ακυρώσετε κάποια κράτηση λόγω απρόβλεπτων περιστάσεων, η άμεση και επαγγελματική επικοινωνία μπορεί να συμβάλει στην άμβλυνση των εντάσεων και στη διατήρηση της καλής σχέσης με το υποψήφιο ενοικιαστή σας, αυξάνοντας έτσι τις πιθανότητες μιας μελλοντικής συνεργασίας – κράτησης. Αναλυτικότερα όταν ένας φιλοξενούμενος επιθυμεί ακύρωση, μια καλή κίνηση θα ήταν να απαντάτε γρήγορα και επαγγελματικά. Εάν η πολιτική σας δεν επιτρέπει την επιστροφή χρημάτων, πείτε το με σαφήνεια, σημειώνοντας τους όρους με τους οποίους συμφώνησε πριν την ολοκλήρωση της κράτησης του καταλύματος σας. Ενώ ένας ευχάριστος και κατανοητός τόνος μπορεί να βοηθήσει στη διατήρηση μιας καλής επικοινωνίας και να μειώσει την πιθανότητα δυσμενών σχολίων ,εάν η ακύρωση οφείλεται σε λάθος ή δυσκολία εκ μέρους σας (όπως προβλήματα συντήρησης, διπλή κράτηση ή απρόβλεπτη ζημιά σε ακίνητο), προτείνουμε να είστε ειλικρινής εξηγώντας τους αληθινούς παράγοντες της ακύρωσης, ζητώντας παράλληλα την κατανόηση του ενοικιαστή παρά την δυσκολία του, προσφέροντας κάποια διορθωτική λύση, όπως την εκ νέου κράτηση σε μεταγενέστερη ημερομηνία ή την πρόταση ενός εναλλακτικού καταλύματος στην ευρύτερη περιοχή της επιλογής του ενοικιαστή.
Επιπλέον αξίζει να σημειωθεί πως σε ορισμένες περιπτώσεις, η ύπαρξη ασφάλισης ή κάλυψης ακύρωσης μπορεί να προσφέρει ένα επιπλέον επίπεδο προστασίας τόσο για εσάς όσο και για τους επισκέπτες σας. Πιο συγκεκριμένα υπάρχουν ειδικά ασφαλιστήρια – συμβόλαια διαθέσιμα για τους ιδιοκτήτες ενοικιαζόμενων ακινήτων που καλύπτουν τις οικονομικές επιπτώσεις των ακυρώσεων. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τον περιορισμό των επιπτώσεων των ακυρώσεων της τελευταίας στιγμής, οι οποίες μπορεί να σας αφήσουν με ένα άδειο ακίνητο και χωρίς χρόνο για να βρείτε νέους επισκέπτες για να καλύψετε αυτό το κενό. Ομοίως, η ενθάρρυνση των πελατών να αποκτήσουν ασφάλιση με κάλυψη ακύρωσης μπορεί να τους κάνει να αισθάνονται πιο ασφαλείς σχετικά με την κράτησή τους και να μειώσει την ανάγκη τους να ζητήσουν επιστροφή χρημάτων απευθείας από εσάς.
Συνοψίζοντας η αποτελεσματικότερη διαχείριση των ακυρώσεων στο ακίνητο σας είναι υψίστης σημασίας στην αποφυγή διαταραχών των σχέσεων σας με υποψήφιους ενοικιαστές αλλά και στη διατήρηση της θετικής φήμης σας στην αγορά ενοικιαζόμενων ακινήτων. Οι σαφείς διαδικασίες ακύρωσης, η αποτελεσματική επικοινωνία και οι ευέλικτες επιλογές μπορούν να σας βοηθήσουν να μετατρέψετε τις ακυρώσεις σε ευκαιρίες για μελλοντικές κρατήσεις. Είτε εφαρμόζετε μια επιλογή κράτησης χωρίς επιστροφή χρημάτων είτε επιτρέπετε τον επαναπρογραμματισμό, ο στόχος είναι να είστε προετοιμασμένοι, επαγγελματίες και να εγγυηθείτε ότι τόσο η επιχείρησή σας όσο και οι επισκέπτες σας προστατεύονται από κάθε προβλεπόμενη και μη περίσταση.
